Bei Sinpex ist es unsere Mission, Compliance-Prozesse zu vereinfachen und unsere Kunden dabei zu unterstützen, regulatorische Anforderungen effizient und sicher zu erfüllen. Diesen Sommer führen wir mehrere neue Features ein, die die Art und Weise verbessern, wie unsere Datenerfassung, Case Lifecycle Management, periodische KYC -/ KYB-Prüfungen und Audits unterstützt.
Hier finden Sie eine Übersicht über die aktuellen Erweiterungen auf der Sinpex-Plattform.
Die Erhebung von Daten von Personen oder Unternehmen via Selbstauskunft im Rahmen von KYC/KYB ist ein gängiger Bestandteil vieler Onboarding-Prozesse. Obwohl unsere API bereits die Übermittlung dieser Daten unterstützt, verfügen viele Kunden nicht über die Ressourcen, eine eigene Oberfläche zur Datenerfassung zu entwickeln und zu pflegen.
Um diesem Bedarf gerecht zu werden, unterstützt Sinpex nun den Einsatz von gehosteten Selbstaufkunfts-Seiten („Landing Pages“ oder „Self Declaration Pages“).
Was dies ermöglicht
Unsere neue Lösung zur Selbstauskunft ermöglicht es Kunden, die benötigten Daten direkt von ihren Endnutzern zu erfassen – ohne zusätzlichen Entwicklungsaufwand. Die Formulare sind vollständig an das Corporate Design anpassbar und bieten fortschrittliche Funktionen wie tokenbasierte Zugriffssteuerung, E-Mail-Verifikation, SSO, CAPTCHA und Ablaufmechanismen für Formulare. Kunden behalten jederzeit den Überblick, welche Fälle noch auf Nutzereingaben warten, und können den Prozess pro Projekt flexibel an individuelle Workflows oder Anforderungen anpassen – für einen sicheren, effizienten und benutzerfreundlichen Ablauf.
Alle Arten von Dateien – sowohl offizielle Dokumente als auch kundenspezifische Anhänge – können über diese Seiten hochgeladen werden.
Warum es wichtig ist
Diese Lösung richtet sich an Kunden, die keine eigene Selbstauskunftslösung programmieren oder betreiben möchten. Sie ermöglicht eine einfache, datenschutzkonforme Erfassung von KYC-/KYB-Daten, spart Zeit, reduziert Schnittstellen und minimiert den Entwicklungsaufwand – bei vollständiger Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
KYC- / KYB-Fälle durchlaufen einen vollständigen Lebenszyklus – vom Onboarding über Neubewertungen bis hin zur Deaktivierung und Archivierung. Um diesen Prozess effizient zu unterstützen, führen wir konfigurierbare Übergangsregeln ein, die automatische Statuswechsel ermöglichen:
Jeder Übergang kann mit einem individuellen Zeitintervall versehen oder bei Bedarf deaktiviert werden. Projektspezifische Standardwerte können in Wochen definiert oder auf sofortige Übergänge eingestellt werden.
Diese Funktionalität sorgt dafür, dass Daten nur so lange aufbewahrt werden wie gesetzlich erforderlich. Sie unterstützt die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, reduziert manuellen Aufwand und minimiert Fehlerquellen. Gleichzeitig wird der Datenlebenszyklus automatisiert und revisionssicher dokumentiert – für mehr Sicherheit, geringere Betriebskosten und schlankere Prozesse.
Die regelmäßige Überprüfung von KYC- / KYB-Daten ist eine regulatorische Pflicht, deren Häufigkeit sich nach dem Risikoprofil des jeweiligen Cases richtet. Versäumte Fristen können zu Compliance-Verstößen und Sanktionen führen.
Mit unseren neuen Funktionen zur Re-KYC-Terminverwaltung machen wir die Planung und Durchführung zuverlässiger und nachvollziehbarer.
Das System bietet volle Transparenz über anstehende Re-KYC-Verpflichtungen und hilft dabei, Fristen zuverlässig einzuhalten.
Der nächste Re-KYC-Termin ist in der Fallübersicht sichtbar, sofern kein Re-KYC-Prozess aktiv ist. Die automatische Zuordnung von Standardintervallen basierend auf Risikoklassen erfolgt in einer späteren Version. Aktuell wird das Intervall manuell gewählt. Die Auslösung und Nachverfolgung erfolgt über den Case Service und wird wie gewohnt im Audit-Log erfasst.
Zur Verbesserung von interner Nachvollziehbarkeit und Auditsicherheit führen wir standardisierte Ablehnungsgründe in der Sinpex-Plattform ein.
Diese Erweiterung stellt sicher, dass alle Ablehnungen klar dokumentiert, strukturiert erfasst und jederzeit nachvollziehbar sind. Sie stärkt die Transparenz, vereinfacht die Berichterstattung und erfüllt die regulatorischen Anforderungen an Prüfentscheidungen. Kunden müssen sich nicht mehr auf externe Tools oder manuelle Kommentare verlassen.
Diese neuen Funktionen unterstreichen unser Ziel, intelligente und skalierbare Compliance-Infrastruktur für moderne Finanzinstitute bereitzustellen. Durch die Optimierung der Datenerfassung, die Automatisierung von Fallprozessen, eine zuverlässige Terminverwaltung und strukturierte Entscheidungen helfen wir unseren Kunden, mit weniger Aufwand sicher compliant zu bleiben.
Wenn Sie mehr erfahren oder eine individuelle Demo vereinbaren möchten, sprechen Sie uns gerne an – wir sind für Sie da.
