Wir haben kürzlich ein Live-Webinar mit unserem CPO Jan Puzicha und unserem Head of Product & Design Fabian Friess veranstaltet. Thema: die realen Schmerzpunkte im KYC/KYB-Prozess, eine Live-Demo unserer Eigentümerstrukturanalyse und UBO-Auflösung sowie ein erster Blick auf einen Prototyp, den wir gerade entwickeln.
Bevor wir ins Produkt eingestiegen sind, haben wir dem Publikum drei Fragen gestellt. Die Ergebnisse waren aufschlussreicher als die meisten Branchenumfragen.
Unter den Teilnehmenden:
Das bedeutet: 84 % der Compliance-Teams in regulierten Finanzinstituten arbeiten noch vollständig oder größtenteils manuell. Kein Randproblem. Die Mehrheit.
Das deckt sich mit dem, was wir in unseren eigenen Gesprächen täglich sehen. KYB ist auf Tooling-Ebene für die meisten Teams noch nicht gelöst.
Die geringe Zustimmung zum Thema regulatorischer Wandel ist bemerkenswert. Wie Jan auf dem Webinar betonte: Wer Datenfragmentierung und manuellen Aufwand noch nicht im Griff hat, macht sich über regulatorische Veränderungen weniger Gedanken. Doch mit der ab Juli 2027 geltenden EU-Geldwäscheverordnung dürfte dieser Wert schnell steigen.
Die Teilnehmenden stimmten darüber ab, welche Sinpex-Funktion sie live sehen möchten:
Die Eigentümerstrukturanalyse gewann. Also starteten wir dort.
Jan eröffnete mit einem Framework, das beschreibt, was ein vollständiger KYB-Prozess tatsächlich erfordert. Die meisten Tools lösen einen Teil davon. Sehr wenige lösen die gesamte Kette.
Die vier Ebenen:
Ebene 1 — Datenbeschaffung: Das Unternehmen identifizieren, Registerdokumente aus verschiedenen Jurisdiktionen sammeln, Kunden-Outreach und Selbstauskunft managen sowie Daten von Drittanbietern für Kredit- oder Risikoüberlagerungen einbinden.
Ebene 2 — Dateninterpretation: Strukturierte Informationen aus Registerdokumenten extrahieren, Eigentümerketten zur Identifizierung von wirtschaftlich Berechtigten (UBOs) auflösen und jede Information auf ihr Quelldokument zurückführen.
Ebene 3 — Prozessorchestrierung: Identitätsprüfung für handelnde Personen durchführen, AML-Screening auf PEP- und Sanktionsexposition, Ausnahmen und manuelle Reviews managen sowie einen nachvollziehbaren Freigabeprozess dokumentieren.
Ebene 4 — Post-Onboarding-Monitoring: Registeränderungen beobachten, risikobasierte Re-KYC-Zyklen durchführen und den vollständigen Kunden-Lebenszyklus dauerhaft verwalten.
Der Schmerz entsteht beim Zusammenflicken all dieser Schritte über mehrere Tools hinweg. Jede Tool-Grenze ist ein Medienbruch. Jeder Medienbruch ist eine potenzielle Prüflücke, eine Verzögerung oder ein Fehler.
Sinpex ist darauf ausgelegt, alle vier Ebenen in einem einzigen System abzudecken, mit einem einheitlichen Audit-Trail.
Fabian führte eine Live-Demo des Ownership-Tabs in Sinpex durch. So sieht der Workflow in der Praxis aus.
Schritt 1 — Unternehmensidentifizierung
Das System identifiziert das Fallunternehmen und ruft den relevanten Registereintrag ab, um sicherzustellen, dass es sich um die richtige juristische Person handelt.
Schritt 2 — Dokumentenbeschaffung und Extraktion
Sinpex kauft automatisch den Registerauszug und die Gesellschafterliste beim offiziellen Register. KI extrahiert anschließend alle strukturierten Informationen aus diesen Dokumenten, einschließlich Gesellschafternamen, Beteiligungsquoten und Stimmrechten.
Schritt 3 — Schichtweiser Aufbau des Eigentümer-Baums
Sobald die erste Eigentümerebene identifiziert ist, wiederholt sich der Prozess. Für jede juristische Person mit einer Beteiligung von mehr als 25 % wird erneut gebohrt: Dokumente beschaffen, Daten extrahieren, nächste Ebene identifizieren. Dies setzt sich fort, bis das System natürliche Personen erreicht, die als wirtschaftlich Berechtigte qualifiziert sind.
Der gesamte Prozess ist vollständig automatisiert. Kein Analyst muss Dokumente manuell abrufen oder Gesellschafternamen eingeben.
Schritt 4 — Farbkodierte Aufgabentransparenz
Die Oberfläche macht den Status jeder Aufgabe auf einen Blick sichtbar:
Blockierte Aufgaben werden in der Fall-Übersicht sichtbar gemacht, sodass Analysten immer genau wissen, wo Handlungsbedarf besteht und was den Fortschritt des Falls verhindert.
Evidenzverfolgung
Jede Information im Eigentümer-Baum ist mit dem Quelldokument verknüpft. Analysten können auf jeden Datenpunkt klicken und direkt zu der entsprechenden Textstelle im Original-Registerdokument springen. Nichts wird behauptet, ohne eine nachvollziehbare Quelle.
Nach der Demo zeigte Fabian einen Prototyp für einen neu gestalteten Fall-Fragebogen, die zentrale Datenerfassungsebene in Sinpex. Dieser ist noch nicht live, befindet sich aber in aktiver Entwicklung.
Der Kerngedanke: eine einheitliche Ansicht aller Datenquellen, nach Priorität geordnet: manuelle Überschreibungen, offizielle Registerdokumente, Transparenzregisterdaten, Selbstauskünfte von Kunden sowie weitere Quellen. Für jedes Datenfeld berechnet das System einen "Winning Value", die vertrauenswürdigste verfügbare Quelle, und zeigt diesen klar an.
Was im Prototyp neu ist:
Wenn zwei Quellen bei einem Feld voneinander abweichen, markiert das System die Abweichung zur menschlichen Prüfung. Der Analyst sieht beide Werte, wählt den richtigen aus, und der Fall protokolliert eine menschliche Bestätigung. Keine stillen Widersprüche.
Wenn ein Pflichtfeld leer ist, weil keine Quelle die Information hat, kann der Analyst dies auf drei Wege auflösen: den Registerauszug direkt in Sinpex kaufen, ein selbst beschafftes Dokument hochladen oder einen Kunden-Outreach auslösen. Die Outreach-Option generiert eine vorkonfigurierte E-Mail mit einem sicheren Link, über den der Endkunde das fehlende Dokument hochladen kann. Nach dem Absenden fließt es automatisch in Sinpex ein.
Fabian zeigte außerdem einen Drag-and-Drop-Mechanismus für die manuelle Extraktion: Enthält ein Dokument eine Information, die das System nicht automatisch erkannt hat, kann der Analyst den Text markieren und per Drag-and-Drop in das entsprechende Feld ziehen. Das System leitet daraus automatisch verwandte Felder ab.
Die Vision: ein nahezu vollständig automatisierter Workflow, in den ein Mensch nur noch zur Prüfung eingreift, nicht mehr zur Datenbeschaffung.
Zwei regulatorische Änderungen kamen während der Demo als direkt relevant für das zur Sprache, was Sinpex aktuell entwickelt.
Änderung 1 — Berechnungsmethode für UBOs
Derzeit berechnen viele Institute UBO-Quoten nach der Dominanzmethode, bei der der wirtschaftlich Berechtigte die Beteiligungsquote der ersten Ebene des Eigentümer-Baums erhält. Mit der ab Juli 2027 geltenden EU-Geldwäscheverordnung wird auf die Multiplikationsmethode umgestellt. Die Beteiligung wird dabei durch alle Ebenen der Kette vom Fallunternehmen bis zur natürlichen Person durchmultipliziert.
Sinpex integriert diesen Wechsel bereits in die Plattform.
Änderung 2 — Screening relevanter Zwischengesellschaften
Nach der neuen Verordnung müssen Institute alle zwischengeschalteten juristischen Personen zwischen dem UBO und dem Fallunternehmen identifizieren und AML-screenen, nicht nur den UBO selbst. Sinpex erfasst diese bereits als "Relevant Parties" im Eigentümer-Baum und kann sie direkt in den AML-Screening-Workflow weiterleiten.
Für Teams, die die Eigentümeranalyse aktuell noch manuell oder mit fragmentierten Tools durchführen, wird der Aufwand durch diese Änderungen deutlich steigen. Je früher der Prozess automatisiert wird, desto reibungsloser verläuft die Umstellung.
Einige Fragen aus der Q&A-Session sind es wert, hier festgehalten zu werden:
Für wen ist Sinpex gebaut? Für regulierte Finanzinstitute, bei denen Prüfungsbereitschaft eine harte Anforderung ist und bei denen die primäre Onboarding-Herausforderung Unternehmen und nicht Privatpersonen betrifft. Banken, Zahlungsdienstleister und Fintechs mit B2B-Onboarding-Volumen sind der Kernanwendungsfall.
Werden alle EU-Länder unterstützt? Wir rufen Dokumente aus allen EU-Registern ab. Die Qualität der KI-Extraktion variiert je nach Jurisdiktion, da unser Team die Modelle auf jeden Dokumenttyp trainiert und dabei etwa alle drei bis vier Wochen eine neue Jurisdiktion hinzukommt.
Gibt es eine API? Ja. Sinpex ist eine API-first-Plattform. Alles, was in der Benutzeroberfläche zu sehen ist, ist auch über die API verfügbar, sodass Teams mit einem primären System die gesamte Funktionalität integrieren können, ohne die Oberfläche zu wechseln.
Wie geht ihr mit widersprüchlichen Daten aus verschiedenen Registerquellen um? Über das oben beschriebene Winning-Value-System. Die vertrauenswürdigste Quelle hat Vorrang, Abweichungen werden markiert, und der Analyst löst sie auf, bevor der Fall genehmigt werden kann.
Was ist bei nicht öffentlich zugänglichen UBO-Registern? Wo Register institutionelle Zugangsdaten erfordern, kann Sinpex im Namen des Kunden darauf zugreifen. Für Register, auf die gar kein Zugriff möglich ist, ist der Fallback der manuelle Upload: Das Dokument wird beschafft, in Sinpex hochgeladen, und das System verarbeitet es von dort aus.
Die Umfrageergebnisse dieses Webinars bestätigen, was wir in jedem Vertriebsgespräch hören: KYB ist für die meisten regulierten Institute noch überwiegend manuell oder halbautomatisiert, und die operativen und Compliance-Kosten dafür sind real und wachsen.
Schnellere Onboarding-Entscheidungen verkürzen die Time-to-Business und reduzieren Onboarding-Abbrüche. Automatisierung senkt die Kosten pro Fall und ermöglicht Wachstum ohne proportional steigende Headcounts. Ein vollständig nachvollziehbarer Audit-Trail bedeutet belastbare Entscheidungen, wenn Regulatoren oder Prüfer anklopfen. Und mit der EU-Geldwäscheverordnung am Horizont werden Teams, die jetzt automatisiert haben, die neuen Anforderungen deutlich reibungsloser absorbieren als jene, die es nicht getan haben.
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Growth Manager | Sinpex
Rebecca war mehr als drei Jahre lang als Strategieberaterin bei der Boston Consulting Group tätig, bevor sie zu Sinpex kam, wo sie heute Growth und Demand Generation verantwortet. Sie bringt einen datengetriebenen, strategischen Blick dafür mit, wie Sinpex Compliance-Entscheider in Banken und regulierten Branchen erreicht.
